תהליך העבודה מתבצע בשני שלבים עקריים:
א. שלב הפקת הפרוגרמה:1. לימוד חזונו ומטרותיו של הארגון.
2. איסוף דרישות המשתמש ולימוד המצב הקיים.
3. פתוח המלצות לעיצוב בהתאם לביצועי העובדים וליעדים העסקיים של החברה.
4. הכנת העובדים לקראת השינוי.
5. הערכת שיפור ביצועים בארגונים כתוצאה משינוי זה.
6. ליווי של תהליך השינוי.
7. קריטריונים לתכנון .
ב. שלב יישום הפרוגרמה:
1. תיק הערכה מבני.
2. בדיקת היתכנות .
3. קריטריונים לתכנון לאור המבנה הנבחר.
4. שירותי עיצוב ופיקוח .
שלב א - הפקת הפרוגרמה - המחקר, איסוף נתונים וניתוחם
המחקר מתבצע באמצעות איסוף מידע ועל ידי למידה וניתוח של "הסביבה המשתנה":• קבלת בסיס נתונים איתן להבנה מי הוא הלקוח.
• הרמות השונות של השינוי בקנה מידה ארגוני, מחלקתי ואישי לכל עובד.
• התאמת השינוי לסוג העבודה המתבצעת, בין אם זה חברות, משרדי ממשלה, סביבות למידה ומחקר וסביבות בעליות צרכי בריאות מיוחדים.
• המגמות בשוק העשויות להשפיע על צרכיו.המחקר עצמו אינו מספיק. אנו מאמינים כי יש חשיבות להבנת צרכי הלקוחות.
כל אלה מהווים בסיס לפתוח הפתרונות המתאימים שיממשו את המטרות המיידיות ואת היעדים לטווח הארוך.
בעזרת יועצים מומחים בתחומים מגוונים אנו מסייעים ללקוח לפתח את החזון, להגדיר תפקידים, תהליכים,
וכיצד המבנה הפיזי יכול לתמוך או להפריע לחזון. הדבר נכון לא רק בסביבות עבודה אלא גם בסביבות למידה ובתכנון ערים.
באמצעות איסוף נתונים כמותיים, משוב של מנהלים ועובדים, אנו מגלים את פרטי הניתוח השונים, את הניתוח העסקי,דפוסי התנהגות העובדים, ואת תפיסת העובדים את מקום עבודתם. תצפיות שאנו עורכים אוספות נתונים לגבי ניצול השטח האמיתי ובודקות את רמת הנצילות של השטח בפועל,
ואת השפעת השטח ומיקום הפונקציות השונות בו על הביצועים.
נתונים אלה נבדקים במחלקות השונות ומושווים לצורך הסקת מסקנות על דפוסי עבודה שונים ועל יעילות העבודה.
תהליכים אלה של המחקר מתועדים באופן עקבי תוך שיתוף צוות הפרויקט והנהלת הארגון.
אנו רואים את פיתוח אסטרטגית העבודה כמאמץ קולקטיבי של צוות העבודה והלקוח.
כל אלה מתורגמים לפרוגרמה המסייעת לעצב עת המקום לצרכיו המיוחדים של הארגון. צרכים המנחים ומובילים לכוון שינוי עתידי.
המחקר הוא ספציפי לכל ארגון ומתאים את עצמו לקביעת דרישות העבודה בעתיד.
לאור ההתפתחויות הטכנולוגיות שהביאו לשינויים במהות אופי העבודה, זמינות מידע ואפשרות לעבוד בכל מקום,
האדריכלות הארגונית פיתחה קריטריונים גם למערכות שונות בבניין ( לא רק מבחינת חלל אלא גם על ידי אספקת נתונים טכניים).קיימת חשיבות רבה במיפוי הצרכים הטכניים והטכנולוגיים על מנת ליצור סביבה תומכת המאפשרת תחזוקה נוחה, יעילה וחסכונית ללא פגיעה במהלך העבודה היומיומי.
לדרישת לקוחותינו, נאסף מידע ברבדים רבים הכולל שימוש ביועצים שונים מהמובלים בתחומם בארץ, בהתאם לרמת המחקר הנדרשת , לבניית פרוגרמה של רמות ואיכות התאורה, מזוג אויר , מערכות מתח נמוך, דרישות בטיחות, הנגשה וכדומה.לדוגמא- בחדר ישיבות יש לתכנן את החדר לא רק תוך התייחסות לכמות האנשים הנדרשת, אלא לכלול בתכנון את סוג הפעילות הנערכת בו ולמערכות הטכניות הדרושות.
נתונים אלה מאפשרים למעצב לתכנן את הפרויקט כך שיענה על כל הצרכים ללא שינויים ותוספות ומובילים לתהליך תכנון יעיל ונכון ללא עיכובים.
אנו מאמינים בעצוב יעיל של הארגון על ערכיו ומטרותיו העתידיות.
שאלות אופייניות המאפיינות את עבודת האדריכל הארגוני :
• מה הם כווני השינוי אותו אנו רוצים לעסק/ ארגון?
• כיצד העיצוב והשימוש במקום העבודה יכול באמצעות השינוי ולשפר את ביצועי הארגון העסקיים?
• כיצד מנצלים את החלל כיום- היכן הוא מנוצל טוב ובאופן יעיל התומך את משתמשים בו?
• כיצד תופסים העובדים את דפוסי העבודה כיום? מה הן הנורמות ההתנהגותיות?
• כיצד דפוס העבודה הנוכחי יכול להיות תורגם לסגנונות עבודה בעתיד שיתמכו במטרות הארגון?
• האם ניתן ליצור משרד לא טריטוריאלי ולנצל את סביבת העבודה גם לגורמים אשר אינם נוכחים באופן סדיר בארגון-לדוגמא סוכני מכירות
• כיצד ה *IT והשימוש בו משפיע על עצוב המרחב ומדיניות משאבי האנוש.?
• האם יש צורך וכיצד יוצרים קרקע ל knowledge management.?
• כיצד רותמים את העובדים לקבלת השינוי הפיזי וכיצד ניתן להקל על צוות העובדים לעבור לדפוסי עבודה חדשים ?
(למשל מדיניות סריקה בחברות הביטוח)
• מהי ההשלכה הכספית והתועלת של דרך העבודה החדשה?
IT* עוסק, בין השאר, בחישוביות, ניהול מידע, ניהול ידע, כריית מידע ונתונים, אחסון מידע, בסיסי-נתונים, הצפנה ועוד.
שלב ב - יישום הפרוגרמה
א. הפקת תיק הערכה מבני:
• ה"אדריכלות הארגונית" תסייע בידכם לאתר מבנה תוך התחשבות בצרכים חיצוניים:
מקום מגוריהם של העובדים, אופן הגעתם (כמות חניות נדרשת) וזמינות תחבורה הציבורית.
• איתור מבנה לפי פרוגרמת ה"אדריכלות ארגונית":
השטחים וההגדרות ( ראה סעיף קודם) לפי חלוקת המחלקות בקומות, סמיכות תפעולית, מיקום פונקציות התמך.
צפי בעיות כגון- מיקום וכמות חלונות, מיקום פירי מעליות, הכנות לניקוז , פירים שונים וצירי סירקולציה ראשיים ועוד.
• בדיקות היתכנות:
לאחר סיכום פרוגרמה מפורטת מתחילים באיתור מבנה מתאים.
המבנים שנבדקים יכולים להיות בהתאם לבקשת הלקוח או בקשר ישיר מול יזמים ומתוכים והורדת הנטל מהלקוח.
תכנון ראשוני לאור עקרונות התכנון שהופקו על ידינו.
• בדיקה כלכלית של ניצול המבנה :
• יחסי ברוטו נטו:
לדוגמא- מיקום עמודים עשוי לגרום לבזבוז שטח .
(חדר שעמקו יכול להיות 3 מ' אבל העמודים ממוקמים 4 מ' מקו החלונות עשוי לגרום למצב בו כל החדרים
יגדלו והשטח הכללי עשוי לגדות ב25% לפחות)
• מחיר שכירות / קניה לעומת יחסי הברוטו נטו:
לעיתים יחסי הברוטו נטו אינם טובים אך אם המחיר יוצא זול יותר הרי שמחיר הקניה –
שכירות מבטל את השיקול הנ"ל
• עלות השיפוץ וההתאמות הנדרשות
ב. התכנון
תהליך התכנון, לאחר בדיקות ההיתכנות יהיה מהיר,חסכוני ויעיל ויאפשר תהליכי מעבר והתרגלות "חלקים" למבנה ולארגון החדש.
ג. הפקוח
באפשרותנו ללוות את הפרויקט בכל שלביו עד לגמר הבנייהעל ידי מתן שירותי ניהול ופקוח לפרויקט.
משרדינו עובד לצד משרד "צבי רום ניהול פיקוח" . ממשרדי הפקוח המובילים בארץ.